18mei

Evalueren na een aanbestedingstraject?

Is het zinvol om een aanbesteding te evalueren?

Als organisatie besteedt u tijd en geld aan het inschrijven op een aanbesteding. Toch wordt vaak bij afwijzing geen evaluatiegesprek aangevraagd. Als een aanbesteding is verloren, dan wil men dat het liefst zo snel mogelijk vergeten en weer door met de volgende lopende trajecten. En in de waan van de dag gaat iedereen weer verder met zijn of haar werkzaamheden. 

Tegenwoordig is de aanbestedende dienst verplicht om een onderbouwde reden te geven, waarom uw bedrijf niet de gegunde partij is. Om zoveel mogelijk informatie boven water te krijgen adviseren wij een inschrijvende partij als aanbestedingsspecialist om het aanbestedingstraject te evalueren. Bij voorkeur binnen de Alcateltermijn (bij verloren maar ook bij gewonnen aanbestedingen) en wel om de volgende redenen:

Evaluatie aanbesteding

Aan tafel krijgt u in veel gevallen meer informatie dan in eerste instantie schriftelijk is verstrekt. Als u een evaluatie insteekt, met als doel te leren en openstaat voor kritiek, dan ontvangt u ook bruikbare tips. Een goed gescoord op een kwaliteitsvraag is nog geen uitstekend. Wat had de aanbestedende dienst willen horen? Wat hebben ze gemist? Waarom scoort een implementatieplan iedere keer een voldoende? Achterhaal bruikbare informatie die gebruikt kan worden voor volgende inschrijvingen.

Informeren van de interne organisatie

Informeer intern over het behaalde resultaat. Er is veel tijd geïnvesteerd door meerdere mensen binnen de organisatie. Een onderbouwd evaluatieverslag komt anders binnen dan alleen een schriftelijke afwijzing (niet echt bevorderlijk voor de motivatie binnen de organisatie).

Opvolging van de procedure

Heeft de aanbestedende dienst de procedure goed gevolgd? Wij hebben verschillende keren tijdens een evaluatie informatie ontvangen, die uiteindelijk geleid heeft tot een kortgeding. Simpelweg omdat de aanbestedende dienst fouten heeft gemaakt tijdens de procedure en dit tijdens een evaluatie naar voren is gekomen.

Contactmoment voor de komende periode

Voor veel bedrijven is dit het eerste face to face contactmoment met de aanbestedende dienst. Dit moment kan ook gezien worden als een mogelijkheid om de komende periode makkelijker met elkaar in gesprek te blijven. De aanbestedende dienst komt na de contracttermijn weer op de markt met een nieuwe aanbesteding. Voor die tijd een relatie met elkaar opbouwen kan de kansen vergroten.

Begeleiding van een aanbestedingsspecialist

Als Tendertoo begeleiden we organisaties bij (Europese) aanbestedingen waarbij we ook altijd aansturen op een evaluatie van het aanbestedingstraject. Wij nemen de administratieve lasten bij uw organisatie weg door het traject van (Europese) aanbesteding op professionele wijze te begeleiden

Aanbesteding uitbesteden

Bent u geïnteresseerd in het in uitbesteden van uw aanbesteding? Lees hier meer over onze dienst als aanbestedingsspecialist en neem contact op voor eventuele vragen.