08november

Heb jij je tenderproces goed ingericht?

Doe je regelmatig mee met aanbestedingen, maar heb je tot op heden nog geen succes geboekt? Het is verstandig om het interne proces dan eens onder de loep te nemen. Onderstaand een aantal zaken die kunnen duiden op een niet goed ingericht proces.

  • Je komt tijd tekort;
  • Niemand neemt verantwoordelijkheid voor bepaalde zaken;
  • Je knipt en plakt teksten uit een vorige inschrijving, met minimale aanpassingen;
  • Je ontdekt vlak voor de deadline dat je aan bepaalde eisen niet kunt voldoen;
  • Je komt er te laat achter dat je documenten moet indienen die je niet tijdig binnen hebt;
  • Je past het 'vier ogen principe' niet toe.

Hoe zorg je ervoor dat het interne proces goed en efficiƫnt is ingericht?

  • Zorg dat je tijdig weet dat de aanbesteding eraan komt. Het mooiste is als je reeds contact hebt gelegd. En daarbij toe hebt kunnen lichten wat je als organisatie kunt betekenen.
  • Na publicatie de documenten direct beoordelen. Bij een GO gelijk van start gaan. Je hebt de tijd hard nodig, ook al klinkt zes weken heel ruim. Met name het kwaliteitsdeel kost veel tijd.
  • Lees kritisch: lees alle documenten die de aanbestedende dienst publiceert direct nauwkeurig door. Voorkom dat je over eisen, wensen of vormvereisten heen leest en deze pas signaleert als het te laat is. Dit is zonde van de tijd en bovendien van de energie die je erin hebt gestoken;
  • Een planning opstellen. Maak gelijk een planning met interne deadlines waar de projectgroep zich aan moet committeren. Maak de planning zo dat er aan het einde nog voldoende tijd is om alles door te nemen.
  • Rollen en verantwoordelijkheden. Taken verdelen waarbij iedereen weet welke rol van hem/haar verwacht wordt. Als iemand ergens verantwoordelijk voor is, wil degene hier optimaal invulling aan geven.
  • Een goede tekstschrijver. Zorg dat er iemand binnen je organisatie, of een externe schrijver, zich bezighoudt met de kwaliteitsteksten. Hij/zij weet op de juiste manier antwoord te geven op de vraag en is in staat om de meerwaarde van jouw organisatie te verwerken.
  • Het vier ogen principe. Het checken van de documenten die ingediend moeten worden, maar ook het geven van feedback op de geschreven teksten.

Mocht je ondersteuning wensen bij het (her)vormen van jouw interne proces of heb je hulp nodig met het inschrijven op een Europese aanbesteding, neem contact met TenderToo op. Wij helpen je graag verder!

Ons doel: een bijdrage leveren aan het succes van jullie organisatie.

2022 © 100 Merkversterking. Alle rechten voorbehouden.