In 3 stappen de aanbestedende dienst voor je winnen!

In een ‘gewoon’ verkoopgesprek lukt het prima om uw product of dienst te verkopen. Waarom lukt dat dan niet zo lekker als het op papier moet? In deze blog vertellen we je hoe je de aanbestedende dienst voor je kunt winnen met een inschrijving.

Op zoek naar de klik

Net als bij een verkoopgesprek is er bij een inschrijving op een aanbesteding sprake van mensen. Laten we zeggen dat dat bij de inschrijver de accountmanager is en bij de aanbestedende dienst de beoordelaars. Alles draait om vertrouwen winnen. Een klik krijgen.

Hoe realiseer je die klik als je elkaar niet ziet?

Stap 1: lees je in:

Doe waar eigenlijk alle mensen van houden: toon interesse.

Start bij een inschrijving eerst met je inleven in de klant. Begin op tijd met bestuderen wat de vraag is en wat de (achterliggende) behoefte is. Lees de leidraad en het programma van eisen, maar ook de website, beleidsplannen en overige interessante mediabronnen. Start op tijd zodat je in de inlichtingenronde nog vragen kunt stellen en je inschrijving kunt vormen naar deze aanbestedende dienst.

Stap 2: laat zien dat je je hebt ingeleefd

De aanbestedende dienst moet zichzelf herkennen in de teksten. Geef de beoordelaars het gevoel dat ze belangrijk voor je zijn. Dit betekent dat je ook moet weten wie de beoordelaars zijn, daarvoor moet je de pre-fase (de fase voordat de aanbesteding gepubliceerd wordt) goed benutten. Laat in je teksten regelmatig de doelstellingen van de aanbestedende dienst terugkomen en beschrijf wat voor hen de toegevoegde waarde is van jouw product of dienst en manier van werken.

Let er ook op dat je de gestelde vragen allemaal SMART beantwoordt. Dat klinkt als een open deur, maar we komen genoeg teksten tegen waar het bedrijf een verhaal vertelt dat niet aansluit op de vraag van de aanbestedende dienst. Zo loop je punten mis.

Stap 3: respecteer de vorm

Ook bij aanbestedingen gelden er vastgestelde regels. Een paar belangrijke ongeschreven regels:

Regel 1: Hou de volgorde van een opsomming aan zoals die in de vraagstelling staat. Ook al vind je die nog zo onlogisch. Zo toon je begrip voor al het leeswerk dat een beoordelaar in korte tijd te verrichten heeft. En maak je zijn of haar werk stukken makkelijker. Vaak krijgen beoordelaars namelijk een lijstje met onderwerpen waarop ze punten moeten toekennen. En je bespaart ze veel zoekwerk door de volgorde van dat lijstje aan te houden.

Regel 2: Hanteer dezelfde terminologie. Zo vermijd je het risico dat de beoordelaar belangrijke zaken mist omdat hij te veel moet zoeken naar het antwoord. En loop je niet onnodig punten mis.

Regel 3: Zorg voor leesbare, heldere teksten. Voorkom dat de beoordelaar niet begrijpt wat je bedoelt.

Regel 4: Leef het voorgeschreven lettertype, de lettergrootte, de marges en het aantal A4-tjes goed na. Voorkom dat je op dit soort vormfouten uitgesloten wordt.

Benieuwd hoe wij tegen uw teksten aankijken en nieuwsgierig naar onze creatieve ideeën rondom klantgericht schrijven, schakel ons in om samen winnende teksten te schrijven. Neem contact op met TenderToo