08maart

Voorkom de meest voorkomende valkuilen bij Europees aanbesteden

Een Europese aanbesteding winnen doe je door op aanbesteding in te schrijven, oftewel Europees aanbesteden. Zoals we in onze vorige blog omschreven is het Europees aanbesteden erg interessant voor je bedrijf. Maar wat is Europees aanbesteden nu precies en hoe komt het dat veel bedrijven denken dat het lastig is om hier mee te beginnen? In deze blog legt TenderToo uit welke fases er bij Europees aanbesteden zijn en welke veelgemaakte fouten je moet voorkomen om een Europese aanbesteding voor je bedrijf te winnen.

TenderToo helpt je met het inschrijven op een Europese aanbesteding.

 

Begeleiding bij formele inschrijving

 

Wat is Europees aanbesteden?

Europees aanbesteden is een speciale vorm van aanbesteden. Deze vorm van aanbesteden gaat volgens door de EU voorgeschreven procedures. Deze procedures gelden voor alle overheden en nutssectoren in de Europese Unie. Deze procedures houden in dat alle partijen mogen meedingen om het contract voor zich te winnen, De Europese regelgeving is erop gericht gelijke kansen te bieden aan alle geïnteresseerde partijen.

Aanbesteden is een specifieke methode om in te kopen. De Aanbestedende dienst zoekt de meest geschikte contractpartner waarbij de beste prijs/kwaliteitverhouding een belangrijke factor is. Europees aanbesteden verloopt altijd volgens vaste aanbestedingsprocedures.

 

Verschillende fases binnen een aanbestedingsproces

Allereerst is het goed om te weten dat er bij aanbestedingsprocedures meestal sprake is van 3 fasen:

  • Aankondigingsfase; een aanbesteding wordt gepubliceerd op Tenderned. Belangrijk dat je een interessante aanbesteding ook signaleert. Benieuwd hoe je dit doet? TenderToo helpt je hier graag bij.
  • Inschrijvingsfase; wanneer je besluit deel te nemen en in te schrijven op de aanbesteding dan dien je binnen een vastgestelde termijn je voorstel in te dienen.
  • Gunningsfase; na indiening is het wachten op het besluit wie de opdracht gegund krijgt. Bij afwijzing ontvang je een duidelijke motivering waarom je bent afgewezen.

Wij hebben jarenlang ervaring met het signaleren en inschrijven op aanbestedingen. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.

 

Hoe kun je inschrijven op een Europese aanbesteding

Aanbestedingen binnen Nederland worden gepubliceerd op TenderNed, waardoor jij als bedrijf, zonder dat je een relatie hebt met de opdrachtgever, deze opdrachten binnen kunt halen, een mooie Saleskans dus! 

Hiervoor dien je uiteraard wel de nodige voorbereidingen te treffen. TenderToo helpt je om de overheid als klant te werven.

 

Startpakket: Overheid als klant

 

10 veelgemaakte fouten bij inschrijven op Europese aanbestedingen

Het inschrijven op Europese aanbestedingen is een vak apart. Bij TenderToo zien we vaak dat de volgende fouten gemaakt worden wanneer een inschrijving wordt ingediend. Wil jij zorgen dat je inschrijving een hoge kans op succes heeft? Voorkom dat je onderstaande fouten maakt. Schakel je graag de hulp in van een specialist? TenderToo helpt je.

 

1. Bewijsstukken niet actueel

In aanbestedingen worden bewijsstukken gevraagd zoals een uittreksel van de KVK, GVA verklaring en een belastingverklaring. Na voorlopige gunning dien je deze meestal binnen 5 tot 10 werkdagen aan te leveren.

2. Bewijsstukken niet compleet/ vergeten

Naast het indienen van te oude bewijsstukken, komt het ook vaak voor dat bewijsstukken vergeten worden. Zorg er altijd voor dat je bij het doornemen van de stukken een lijstje samenstelt welke bewijsstukken ze vragen en wanneer.

3. Standaard templates gebruiken

Het gebruiken van standaard templates voor teksten is een no-go binnen aanbestedingen. De vraagstelling is elke keer weer net iets anders en de vraagstelling bestaat vaak uit een aantal subvragen. Als je een standaard offertetemplate gebruikt dan is de kans heel groot dat je niet 100% antwoord geeft op de vraagstelling.

4. Teksten niet SMART en klantgericht genoeg

SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. De opdrachtgever wil een antwoord lezen toegespitst op de vraagstelling. De lezer moet echt het vertrouwen hebben dat jij als inschrijver de geschikte partij bent voor de aanbesteding. Onvoldoende SMART, dan verlies je onnodig veel punten. Daarnaast wil de opdrachtgever geen prachtige marketingverhalen lezen, maar een op maat gemaakt antwoord voor zijn specifieke vraagstelling/behoefte. Hij wil zien dat hij begrepen wordt en dat jij de beste partij voor hem bent omdat je met aandacht en kennis antwoord hebt gegeven op de kwaliteitsvragen.

 

Hulp nodig met het schrijven van SMART teksten?

 

5. Niet voldoen aan de kerncompetenties

Wees daarom nauwkeurig. Het net niet behalen van de gestelde kerncompetentie betekent uitsluiting. Kun je met je referentie niet geheel voldoen, dan stel er tijdens de vragenronde een vraag over.

6. Niet voldoen aan de eisen

Het programma van eisen bij aanbestedingen is vaak een lange lijst. Je moet overal aan kunnen voldoen. Als bij gunning en vervolgens implementatie blijkt dat je niet geheel kunt voldoen, dan kunnen ze alsnog de aanbesteding intrekken of als er reeds getekend is het contract nietig verklaren. Ook hier geldt, kun je aan een of meerdere eisen niet voldoen dan stel tijdens de vragenronde de juiste vragen om de eis om te buigen.

7. Niet voldoen aan de vormvereisten

Het inschrijven op een aanbesteding vraagt nauwkeurigheid! Bij vormvereisten kun je denken aan het lettertype, de lettergrootte en het aantal pagina’s. Wanneer een inschrijver zich hier niet aan houdt, kan het betekenen dat je uitgesloten wordt van deelname. Houd je daarom goed aan de regels die opgesteld worden.

8. Niet de juiste handtekening

Voor het ondertekenen van aanbestedingsdocumenten moet je specifiek bevoegd zijn om de opdracht te mogen tekenen. Ben je dit niet, dan betekent dit een ongeldige handtekening en daarmee een ongeldige inschrijving. Iemand die niet op het Uittreksel KvK vermeld staat als tekenbevoegde of vermeld staat voor een lager bedrag dan de opdrachtwaarde, mag niet tekenen, mits hij/zij een geldige volmacht kan overleggen.

9. Meer aanbieden dan er gevraagd wordt

Inschrijvers hebben soms de neiging om meer aan te bieden dan wordt uitgevraagd. In aanbestedingen dien je letterlijk aan te bieden wat er wordt uitgevraagd. Geen varianten en ook geen aanvullende informatie. Hiermee loop je het risico dat je wordt uitgesloten.

10. Niet de laatste versie van invuldocumenten van de aanbestedende dienst

Regelmatig komt het voor dat samen met de Nota van Inlichtingen nieuwe formats geplaatst worden. Je dient altijd de laatste versie te gebruiken. Hier moet iemand goed op letten.

 

Trap dus niet in bovenstaande valkuilen en ga goed voorbereid de overheidsmarkt verkennen en haal die nieuwe opdrachten binnen! Met ruim 30 jaar ervaring als bidmanager hebben we al vele bedrijven over deze valkuilen heen geholpen. Heb jij hulp bij aanbesteden nodig? Of ben je benieuwd hoe TenderToo je bedrijf verder kan helpen? Neem contact met ons op.

2021 © 100 Merkversterking. Alle rechten voorbehouden.