Het recht om een aanbesteding stop te zetten kost de maatschappij veel geld

Het stopzetten van een aanbesteding is geen uitzondering meer. Met regelmaat maken wij het mee dat een aanbesteding wordt teruggetrokken. Daar zijn diverse redenen voor, maar regelmatig heeft het te maken met het feit dat de voorbereidingen vanuit de aanbestedende dienst niet optimaal zijn geweest. Hebben ze zich onvoldoende verdiept in de gevolgen van bepaalde knock out eisen of hebben ze door een marktconsultatie teveel informatie verzameld en vervolgens op onjuiste wijze samengevoegd? Dat zijn reële opties. Je zou zeggen dat een Nota van Inlichtingen ertoe kan bijdragen om bepaalde eisen aan te passen, maar de aanbestedende dienst is er dan nog steeds van overtuigd dat ze het juist gedaan hebben of durven geen kleur te bekennen (wellicht door gebrek aan marktkennis).

Dit zorgt voor ontelbaar veel vragen vanuit de markt. Uiteindelijk is de aanbestedende dienst gedwongen de aanbesteding vroegtijdig uit de markt te halen. Of nog erger, alle inschrijvende partijen hebben tijdig alle documenten ingediend en de aanbestedende dienst komt bij de beoordeling van de inschrijvingen tot de conclusie dat ze niet over kunnen gaan tot gunning. De voorstellen zijn niet te vergelijken, omdat ze voor velerlei uitleg vatbaar zijn of prijzen door alle partijen verkeerd zijn geïnterpreteerd. De geïnteresseerde partijen mogen nog kritischer gebruik maken van de vragenronde(s). Er heerst nog altijd terughoudendheid bij veel inschrijvende partijen.

Is hier een oplossing voor?

Het afgelopen jaar hebben wij genoemde situaties meerdere malen gezien en dat is zorgwekkend. Dit kost veel tijd en geld voor zowel de inkoopzijde als de verkoopzijde. Is hier een oplossing voor? Het begint met goede voorbereidingen van zowel de aanbestedende dienst als de gegadigden. De aanbestedende dienst kan naast gebruik van marktconsultaties ook gebruik maken van de ruimte om het concept programma van eisen voor te leggen aan de geïnteresseerde partijen. Dit om te voorkomen dat je gedurende de inschrijffase erachter komt dat je ‘het schaap met vijf poten’ hebt uitgevraagd. Verder moet een aanbestedende dienst zorgvuldig omgaan met de vragen die tijdens de vragenronde door de markt gesteld worden. Deze vragen worden niet zomaar gesteld.

TenderToo helpt je!

Er is nog veel werk om uiteindelijk aanbesteden voor beide partijen rendabel te maken. Hulp nodig om slim om te gaan met interessante aanbestedingen? Neem gerust contact met ons op.